Czy Twój offshore jest faktycznie zagraniczny – zarząd i podatkowe konsekwencje

Rejestracja spółki za granicą to dla wielu przedsiębiorców atrakcyjny sposób na prowadzenie działalności w bardziej przyjaznym otoczeniu regulacyjnym. Niejednokrotnie też firmy starają się w ten sposób uzyskać korzystniejsze warunki z perspektywy podatków. Niestety rejestracja spółki i działalność poza granicami Polski może stać się przyczyną pewnych komplikacji m.in. na gruncie prawa podatkowego. Samo posiadanie zagranicznego adresu rejestrowego nie wystarczy, aby polski fiskus uznał taką spółkę za cudzoziemskiego rezydenta podatkowego. Kluczowe znaczenie ma miejsce faktycznego zarządu – a więc to, gdzie rzeczywiście podejmowane są decyzje zarządcze. I właśnie ten aspekt budzi najwięcej emocji i kontrowersji. Na co zwrócić szczególną uwagę? O co chodzi z faktycznym zarządem? Dowiedz się więcej na ten temat właśnie w tym wpisie.

Zarząd w spółce offshore – nie tylko formalny, ale i funkcjonalny

Polskie przepisy o podatku dochodowym od osób prawnych jasno wskazują: jeśli spółka ma zarząd na terytorium Polski, podlega w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. I nie chodzi tu tylko o zapis w KRS czy lokalizację posiedzeń zarządu na papierze. Chodzi o realne centrum dowodzenia – miejsce, z którego kierujesz operacjami, wydajesz polecenia, analizujesz dane, konsultujesz się z doradcami. Jeżeli więc prowadzisz spółkę zarejestrowaną na Cyprze, Malcie, w Estonii czy Wielkiej Brytanii, ale codziennie logujesz się do jej bankowości z Warszawy, negocjujesz umowy z polskimi klientami i współpracujesz z polskimi doradcami – urząd skarbowy może uznać, że to Polska jest miejscem faktycznego zarządu. I wtedy trzeba się liczyć z opodatkowaniem całości dochodu właśnie tutaj.

Jak fiskus ustala miejsce faktycznego zarządu przy spółkach m.in. zagranicznych?

Ministerstwo Finansów opublikowało specjalną instrukcję, która szczegółowo opisuje, jakie okoliczności mogą świadczyć o istnieniu zarządu w Polsce. Urzędnicy nie patrzą na jeden papierek – analizują cały zestaw sygnałów i przesłanek:

• Czy decyzje biznesowe (np. inwestycje, kontrakty) są podejmowane i przygotowywane w Polsce?
• Czy dokumenty, uchwały i umowy są tworzone i podpisywane na miejscu?
• Czy korzystasz z usług tzw. „nominee directors” i biur wirtualnych, które obsługują dziesiątki innych podmiotów?
• Czy to w Polsce znajdują się osoby, które tak naprawdę nadzorują pracowników, zlecają zadania i kontrolują realizację?
  Czy rachunek bankowy obsługiwany jest z Polski, a dostęp do niego mają osoby mieszkające w Polsce?

Nie liczy się to, co jest wpisane w umowie spółki, ale to, jak wygląda życie codzienne Twojej struktury. Powyżej przedstawiłem Ci jedynie wycinek kwestii, które trzeba rozważyć. Więcej dowiesz się bezpośrednio kontaktując się ze mną mailowo.

Masz wątpliwości co do swojej struktury w 2025?

Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja spółka rzeczywiście spełnia warunki zagranicznej rezydencji podatkowej, albo chcesz upewnić się, że nie grozi Ci przypisanie miejsca zarządu w Polsce – napisz do mnie. Przyjrzymy się dokumentom, omówimy model działania i zaplanujemy ewentualne zmiany. Kontakt: dawid.jacoszek@khg.pl. Zapewnię Ci możliwie najbardziej korzystne rozwiązanie dopasowane do Twoich potrzeb oraz stanu faktycznego.

Na co zwrócić uwagę i jakie podmioty mogą być potencjalnie podejrzane?

Z instrukcji resortu finansów wynika, że szczególnie podejrzane są tzw. spółki typu SPV, które:

1. powołano tylko po to, żeby przyjąć jedną transakcję – np. pożyczkę albo przejęcie udziałów,
2. mają jedynie adres wirtualny lub tzw. „shelf company” bez realnej infrastruktury,
3. korzystają z usług pełnomocników, którzy obsługują inne spółki i nie mają wiedzy o prowadzonej działalności,
4. nie zatrudniają własnego personelu i wszystko zlecają do Polski.

W takim układzie może dojść do konfliktu rezydencji – bo Polska będzie twierdzić, że spółka jest „nasza”, mimo że formalnie zarejestrowano ją w innej jurysdykcji. Wówczas należy odwołać się do umów o unikaniu podwójnego opodatkowania i tzw. klauzuli tie-breaker, która decyduje o rezydencji na podstawie miejsca faktycznego zarządu. Nawet jeśli nie uda się fiskusowi przypisać Twojej spółce miejsca zarządu w Polsce, może pójść inną ścieżką – udowodnić, że na terytorium RP powstał tzw. zakład w rozumieniu umowy międzynarodowej. Wtedy także trzeba liczyć się z opodatkowaniem w Polsce, ale tylko dochodów przypisanych do tego zakładu.

Co to wszystko oznacza dla Ciebie przy Twojej spółce?

Jeśli działasz w strukturach offshore, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Gdzie faktycznie podejmujesz decyzje?
• Czy masz dokumenty, które to potwierdzają?
• Czy Twoi zagraniczni dyrektorzy są rzeczywiście niezależni?
  Czy masz w kraju rejestracji spółki realne zaplecze – biuro, ludzi, infrastrukturę?

Jeśli odpowiedzi na te pytania wskazują na Polskę, to warto przeanalizować sytuację zanim zrobi to urząd skarbowy. Korekta struktury, wzmocnienie funkcji zarządczych za granicą albo zmiana formy działania mogą uchronić przed poważnymi konsekwencjami podatkowymi. Tutaj w zasadzie w 100% jestem w stanie podpowiedzieć Ci dostępne opcje.