Jakie dokumenty są potrzebne do założenia spółki zagranicznej?

24 lutego 2021
/ Dawid Jacoszek

W ostatnich latach, szczególnie w czasie pandemii COVID-19, zauważyliśmy w Polsce znaczącą poprawę w zakresie możliwości załatwiania spraw urzędowych zdalnie, bez konieczności wychodzenia z domu. Za sprawą m.in. Ministerstwa Cyfryzacji takie proste rzeczy jak np. wniosek o wydanie nowego dowodu osobistego, czy też większość spraw związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą można załatwić przez Internet. Nie inaczej jest w przypadku spółek – mając założony Profil Zaufany, za pośrednictwem systemu S24 możemy założyć prostą spółkę praktycznie bez wychodzenia z domu.
 
Jak natomiast wygląda sprawa w przypadku dokumentów potrzebnych do rejestracji spółki zagranicznej? Dokumenty oczywiście nieznacznie różnią się od wybranej jurysdykcji, jednak zasadniczo wymagania są bardzo podobne. Do podstawowych dokumentów należą:

  • Skan paszportu beneficjenta rzeczywistego spółki,
  • Utility bill (rachunek za media, prąd, gaz),
  • Business plan (opis działalności spółki),
  • Potwierdzenie transakcji na rachunku (jedno potwierdzenie płatności wychodzącej i jedno przychodzącej),
  • CV beneficjenta rzeczywistego, 
  • List referencyjny dla beneficjenta rzeczywistego.

Ponadto musimy oczywiście wskazać nazwę dla rejestrowanej spółki. W przypadku spółek zagranicznych, z reguły prosimy o dostarczenie 3 nazw dla planowej spółki, w tym dwie nawy opcjonalne. Dlaczego aż tyle? Z prostej przyczyny – aby w sytuacji, gdy pierwotna nazwa spółki będzie niedostępna, była możliwość wyboru nazwy opcjonalnej podczas jednej wizyty w urzędzie naszego agenta rejestrowego.
 
W skrajnych przypadkach wymagane są takie dokumenty jak zaświadczenie o meldunku, opinia bankowa na temat beneficjenta rzeczywistego, czy też zaświadczenie o niekaralności. Są to jednak dokumenty albo dodatkowe (np. opinia bankowa, zaświadczenie o meldunku), w ramach wykonywanej wzmożonej procedury compliance, albo w większości przypadków niewymagane – jak np. zaświadczenie o niekaralności, które zasadniczo potrzebne jest w przypadku inkorporacji spółki w Estonii.
 
Wszystkie dokumenty muszą zostać dostarczone w języku angielskim, a w przypadku takich dokumentów jak potwierdzenie transakcji, dokument musi zostać przetłumaczony przez tłumacza przysięgłego. Dokumenty muszą zostać również poświadczone przez adwokata, radcę prawnego, czy notariusza. Zasadniczo wszystkie te czynności (tłumaczenia oraz poświadczenie) wykonywane jest przez nas, w ramach poszczególnej rejestracji spółki.
 
Podobnie jak w przypadku sytuacji wskazanej na wstępie – większość spółek rejestrowanych jest zdalnie, czyli można ją założyć praktycznie bez wychodzenia z domu. Obowiązek związany z dostarczeniem, poświadczeniem, a także przekazaniem dokumentacji do urzędu czy też certyfikowanej jednostki będącej sygnatariuszem – spoczywa na kancelarii.

Autor: Dawid Jacoszek